Politique sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

1.1. Planification

La planification prudente des voyages s’applique aux employés, aux titulaires de charge et aux employés ne travaillant pas pour l’ACSTA. Les voyages doivent être évités quand des solutions de rechange économiques sont opportunes et disponibles. Les conférences téléphoniques, présences virtuelles et autres solutions de réunions à distance doivent être envisagées pour chaque situation de voyage, et les raisons de leur inutilisation doivent être inscrites dans une justification autorisant le voyage.

1.1.1. Catégories de voyage. Les catégories suivantes de voyage doivent être identifiées et faire partie de l’autorisation de voyager aux fins de l’engagement des dépenses relatives à chaque voyage proposé :

• Activités opérationnelles - Les voyages exigés à l’appui des activités opérationnelles (autres que celles énumérées dans les catégories de voyage Principaux intervenants, Gouvernance interne et Formation, qui figurent ci-après) ou d’exigences législatives ou juridiques (p. ex., entretien de l’équipement);
• Principaux intervenants - Les voyages nécessaires pour mobiliser des intervenants clés à l’égard de questions comme le renouvellement ou l’élaboration d’un règlement, d’une politique ou d’un programme (p. ex., réunion avec les administrations aéroportuaires);
• Gouvernance interne - Les voyages nécessaires pour appuyer la saine gouvernance interne de l’ACSTA (p. ex., réunion du Comité d’audit);
• Formation - Les voyages d’employés et de titulaires de charge aux fins d’une formation nécessaire;
• Autres voyages (p. ex., participation à des salons professionnels).

1.1.2. Nombre de voyageurs. Le nombre de voyageurs doit être limité au strict minimum nécessaire pour la conduite des affaires de l’organisation. Le nombre total de voyageurs assistant au même événement ou à la même activité doit être justifié dans le cadre de chaque autorisation de voyager.

1.1.3. Solution la plus économique. Il faudra sélectionner la solution la plus économique en fonction de la nature du voyage au moment de la réservation du transport, de l’hébergement et des salles de réunion, et utiliser de préférence des installations gouvernementales appropriées. Dans la mesure du possible, les dispositions de voyage doivent être prises à l’avance afin d’obtenir les meilleurs tarifs.

1.2. Administration

Les voyages des employés ou des titulaires de charge sont administrés principalement par l’intermédiaire de la solution de gestion des voyages du gouvernement du Canada (GC), qui doit être utilisée pour exécuter les étapes suivantes :

1. effectuer les réservations de transport aérien et ferroviaire, d’hébergement et de location de véhicule;
2. créer et présenter des rapports de dépenses;
3. approuver les rapports de dépenses.

Les employés qui se déplaceront pour des raisons professionnelles, mais qui n’ont pas besoin de réserver de l’hébergement, du transport aérien ou ferroviaire et un véhicule peuvent présenter une demande de remboursement à l’aide du formulaire Demande de remboursement et demande d’avance pour frais de voyage ou de la solution de gestion des voyages du GC.

1.3. Approbation préalable des voyages

1.3.1. Délégation des pouvoirs d’approbation. Le pouvoir d’approuver des voyages peut être délégué par le président et chef de la direction à l’échelon de vice-président. Le président et chef de la direction peut déléguer le pouvoir d’approuver les voyages aux gestionnaires appropriés ci-dessous.
le niveau de vice-président lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :

• les activités du programme sont réparties sur plusieurs régions;
• un éventuel retard dans l’obtention de l’approbation à l’échelon des vice-présidents pourrait nuire à l’intérêt public ou à la prestation en temps opportun des services ou des activités de l’organisation;
• les besoins opérationnels liés au déplacement sont fréquents et le fait d’exiger l’approbation à l’échelon des vice-présidents donnerait lieu à des retards opérationnels;
• il n’y a aucun vice-président au bureau régional.

1.3.2. Engagement des dépenses. L’engagement des dépenses pour les voyages peut se faire par les moyens suivants :

• approbation des éléments d’autorisation d’un voyage particulier par l’autorité approbatrice;
• approbation par l’autorité approbatrice conformément à un plan de voyage qui est approuvé par cette dernière et qui couvre raisonnablement les éléments d’autorisation de voyage du tableau 1 (Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager);
• approbation par AGV par l’autorité approbatrice; les AGV sont gérés et émises par les Services financiers. Lorsque des changements importants sont apportés aux voyages pré-approuvés, ceux-ci doivent être réapprouvés par l’autorité approbatrice.

1.3.3. Exception. Le pouvoir d’approbation des voyages exigé aux termes de l’article 1.3.2 (Engagement des dépenses) ne s’applique pas à ce qui suit :

• déplacements locaux dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituel d’un employé ou d’un titulaire de charge qui utilise des moyens de transport tels que les taxis, les transports en commun ou un véhicule personnel (distance inférieure à 250 km par jour) dans le cadre de l’exercice des activités quotidiennes de l’ACSTA. De tels déplacements ne nécessitent pas d’approbation préalable et peuvent être autorisés par le gestionnaire du CR.
• déplacements requis pour permettre à l’ACSTA d’intervenir rapidement en cas d’événements urgents et imprévus dans le cadre desquels des employés de l’ACSTA ou des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA doivent se déplacer en urgence pour offrir une expertise ou assurer la prestation de programmes ou de services visant à protéger la santé, la sécurité et la sûreté. Afin d’assurer l’efficacité des interventions d’urgence, de tels frais de déplacement doivent être divulgués ultérieurement, à titre d’information, au président et chef de la direction.

1.3.4. Éléments de données requis. Les données sur les voyages du tableau 1 (Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager) doivent être incluses dans l’autorisation de voyager aux fins d’engager des dépenses et doivent au moins faire partie du formulaire d’autorisation afférent.

1.3.5. Voyages des personnes accompagnatrices. Les dépenses des voyages des personnes accompagnatrices sont interdites, sauf si elles sont expressément prévues par des lois, des règlements, des décrets, des directives du Conseil national mixte ou d’autres instruments approuvés par le Conseil du Trésor, ou à moins que l’approbation du président du Conseil d’administration ne soit accordée. Ce pouvoir peut être délégué au président et chef de la direction.

1.4. Cartes de voyage

1.4.1. Émission. On recommande que les voyageurs utilisent une carte de voyage pour tous les voyages autorisés. Une carte de voyage sera émise lorsque :

• l’employé ou le titulaire de charge a rempli le formulaire de demande de carte de voyage requis et signé l’Attestation de reconnaissance des responsabilités et obligations des employés à l’égard des cartes de voyage;
• la demande de carte de voyage a été approuvée par la société délivrant la carte de crédit;
• le gestionnaire du CR a donné son approbation.

1.4.2. Assurance. La carte de voyage comprend une police d’assurance contre certains risques, comme les dommages à un véhicule loué, le cambriolage à l’hôtel, et le vol ou la perte de bagages. Les voyageurs qui choisissent de ne pas utiliser une carte de voyage dans le cadre de leurs déplacements en service commandé pour le compte de l’ACSTA sont responsables de faire toute demande de réclamation attribuable ou liée à un événement survenu pendant un déplacement et pour lequel la police d’assurance de la carte de voyage offre une protection.

L’ACSTA n’assume aucune responsabilité en lien avec ces réclamations. L’assurance supplémentaire contractée par l’employé qui offre une protection comparable à celle de la carte de voyage ne sera pas remboursée par l’ACSTA.

1.4.3. Dépenses permises. La carte de voyage doit seulement être utilisée pour les dépenses engagées pendant un voyage. La carte de voyage ne doit pas être utilisée pour des achats personnels ni par une autre personne que le titulaire de la carte.

1.4.4. Paiement. Les titulaires de cartes doivent payer le solde dû sur la carte de voyage au plus tard à la date d’échéance définie par la société de délivrance, et doivent également régler les intérêts et les autres montants facturés par l’émetteur.

1.5. Avances de voyage

1.5.1. Autorisation. Les autorités approbatrices peuvent autoriser une avance pour frais de voyage dans des circonstances exceptionnelles, qui seront déterminées au cas par cas. Il est recommandé qu’en voyage, les employés utilisent une carte de voyage pour les frais de voyage et les avances de fonds.

1.5.2. Formulaire de demande. Pour ce faire, les employés doivent utiliser le formulaire Demande de remboursement et d’avance pour frais de voyage.

1.5.3. Inadmissibilité des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA. Les employés ne travaillant pas pour l’ACSTA n’ont pas droit à des avances pour frais de voyage.

1.6. Demandes de remboursement des frais de déplacement

1.6.1. Soumission dans les 30 jours. Les demandes de remboursement des frais de voyage doivent être remplies et soumises au gestionnaire du CR au moyen de SVP dans les trente jours suivant la fin du voyage.

1.6.2. Présentation de reçus. Toute dépense figurant dans une demande de remboursement de frais de voyage autre que les frais de déplacement admissibles doit être accompagnée d’un reçu (un document original ou une copie papier ou électronique sur laquelle figure la date et le montant qu’a payé le voyageur). Lorsqu’aucun reçu n’est disponible, une preuve de paiement (par exemple, un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit) pourrait être acceptée si elle est suffisamment détaillée pour confirmer le fournisseur, le type de dépense, le montant et la date de la dépense. Dans des circonstances exceptionnelles, une déclaration personnelle peut remplacer un reçu ou une autre preuve de paiement lorsqu’un voyageur certifie qu’aucun reçu ni preuve de paiement ne peuvent être obtenus.

1.6.3. Paiements en trop. Tout paiement en trop ou paiement effectué par erreur versé au voyageur doit être recouvré ou remboursé par le voyageur dans les 30 jours suivant sa découverte.

L’ACSTA utilise les tarifs et les indemnités établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les droits du voyageur sont déterminés en fonction des quatre catégories de déplacement suivantes :

1. Voyage dans la zone d’affectation – sans nuitée
2. Voyage hors de la zone d’affectation – sans nuitée
3. Voyage au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis – avec nuitée
4. Voyage international hors du Canada et des États continentaux des États-Unis – avec nuitée

La légende qui suit résume les droits pour chacune des catégories susmentionnées. Des détails supplémentaires concernant certains des droits seront fournis dans les pages qui suivent :

Les tarifs précis indiqués dans la matrice sont décrits dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte aux endroits suivants :

1. Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3
2. Appendice D - Indemnités - Module 4
3. Garde des personnes à charge, paragraphes 3.2.5, 3.3.5 et 3.4.5
4. Appendice B - Taux par kilomètre - Modules 1, 2 et 3

Chacun des droits susmentionnés est décrit ci-après.

(1) Hébergement

La norme en matière de logement commercial est la chambre individuelle dans un établissement sûr, bien situé, confortable et à prix raisonnable. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) publie un Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules, qui doit servir de guide au moment de déterminer le coût, l’emplacement et le type de logement. Dans le cas où les frais de logement dépassent le montant indiqué dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules, une justification doit être présentée au moment de l’approbation préalable.

Étant donné que la majorité des employés ou des titulaires de charge voyagent pour exercer leurs fonctions dans les aéroports, il est préférable qu’ils séjournent dans un logement commercial à proximité de l’aérogare afin de réduire au minimum les coûts de transport terrestre et le temps de déplacement. Bien qu’un tel logement commercial puisse coûter plus, il est jugé acceptable si le tarif en est abordable compte tenu des économies de temps et d’argent relatives au transport terrestre. Lorsque les tarifs sont majorés et qu’il existe à proximité des options à coût global moins élevé, l’option au coût global moins élevé doit être sélectionnée, à moins qu’une justification approuvée au préalable ne soit fournie.

Dans tous les cas, on doit demander les tarifs gouvernementaux lorsqu’on réserve un logement commercial.

Les employés qui voyagent pour le compte du gouvernement peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et conserver les avantages offerts par l’industrie du voyage pour leur usage professionnel ou personnel. Ces privilèges sont subordonnés à l’utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement et, par conséquent, ne justifient pas le choix d’un hôtel qui ne figure pas dans le répertoire des établissements d’hébergement du gouvernement.

Un employé ou un titulaire de charge qui choisit un logement particulier non commercial sera remboursé d’après le tarif précisé à l’annexe C de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

(2) Dépenses d’affaires supplémentaires

Les voyageurs doivent être remboursés pour les dépenses raisonnables engagées, notamment les frais relatifs aux communications d’affaires, aux photocopies, aux services de traitement de texte, aux télécopies, aux connexions Internet ainsi qu’à la location et au transport du matériel de bureau nécessaire.

(3) Taux de change

Les dépenses engagées lors de la conversion d’un montant raisonnable en devises étrangères ou la reconversion de tout solde inutilisé en devises canadiennes seront remboursées en fonction du taux affiché sur les reçus.

En cas d’absence de reçus attestant la conversion de devises, c’est le taux de change quotidien moyen de la Banque du Canada qui s’applique.

(4) Garde des personnes à charge

Les voyageurs tenus d’effectuer un voyage en service commandé par l’ACSTA auront droit au remboursement des frais de garde des personnes à charge, jusqu’à concurrence d’un montant maximal quotidien de :

• 35 $ CAN, par ménage, lorsqu’une déclaration est fournie; ou
• 75 $ CAN, par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de la prestation de soins à des personnes à charge.

Les montants précités sont exigibles lorsque :

• les autres fournisseurs de soins d’une personne à charge ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
• l’indemnité de garde des personnes à charge s’applique uniquement aux dépenses engagées en raison d’un voyage et correspondant à des dépenses supplémentaires que l’employé ou le titulaire de charge n’aurait pas engagées s’il n’avait pas voyagé.

Une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage est requise et doit contenir les éléments suivants : i) une mention indiquant que le voyageur est responsable de fournir les soins à la personne à charge, ii) la période durant laquelle les services ont été rendus, et iii) la confirmation que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais de garde de la personne à charge.

Les personnes qui ne travaillent pas pour l’ACSTA ne sont pas admissibles aux frais de garde des personnes à charge.

(5) Frais accessoires

L’indemnité de frais accessoires comprend par exemple, pour la durée du voyage, les dépenses de blanchissage, de nettoyage à sec, les pourboires, les journaux et la détérioration des bagages, même si l’une ou l’autre de ces dépenses peut être plus élevée un jour en particulier.

Un voyageur recevra une indemnité de frais accessoires lorsqu’un logement de nuit a été autorisé. Lorsqu’un voyageur visite divers lieux le même jour, l’indemnité de frais accessoires sera celle qui s’applique à l’endroit où le voyageur commence sa journée. Les indemnités de frais accessoires sont indiquées à l’appendice C (pour les voyages au Canada ou aux États-Unis) ou l’appendice D (pour les voyages internationaux) de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Les employés ne travaillant pas pour l’ACSTA n’ont pas droit à l’indemnité de frais accessoires.

(6) Assurance

Si un voyageur tombe malade, est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s’il y a lieu, les personnes à sa charge peuvent bénéficier d’une couverture, sous réserve des conditions et modalités des programmes de prestations de l’ACSTA. Aucune assurance supplémentaire achetée par le voyageur ne fera l’objet d’un remboursement.

Pour l’assurance automobile, se reporter au point B (Véhicules) de la section 10 (Transports), ci-dessous.

Les employés ne travaillant pas pour l’ACSTA doivent eux-mêmes payer leurs frais d’assurance.

(7) Passeport, visa et communications

Passeport et visa – Lorsqu’un employé ou un titulaire de charge est tenu de se rendre en service commandé hors du Canada, l’ACSTA doit prendre les dispositions nécessaires pour qu’il obtienne un passeport ou le visa requis, ainsi que pour les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux dont il a besoin, selon le cas. Ces dépenses seront remboursées par l’ACSTA.

Communications – Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, on rembourse aux voyageurs à l’international l’équivalent d’un appel téléphonique de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.

(8) Déplacement à long terme

Lorsque des hôtels-résidence situés à proximité du lieu de travail sont accessibles à l’employé ou lorsque ce dernier choisit d’occuper un logement particulier non commercial, les taux des indemnités de repas et de faux frais précisés à l’appendice C (pour les voyages au Canada ou aux États-Unis) ou l’appendice D (pour les voyages internationaux) de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte doivent être réduits comme suit lors des déplacements à long terme au même endroit :

• À compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit, les taux des indemnités de repas et de faux frais seront réduits à 75 %;
• À compter du 121^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit, le taux des indemnités de repas sera réduit à 50 % (le taux des indemnités de faux frais demeurera de 75 %).

(9) Repas

Un voyageur en déplacement touche pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner l’indemnité de repas prévue à l’appendice C (pour les voyages au Canada ou aux États-Unis) ou l’appendice D (pour les voyages internationaux) de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Un voyageur ne doit pas recevoir une indemnité pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Lorsqu’un voyageur est obligé de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l’indemnité prévue pour le repas en question.

Lorsqu’un voyageur doit assumer des frais de repas supérieurs à l’indemnité de repas pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables engagées seront remboursées d’après les reçus officiels et sur présentation d’une justification écrite fournie par l’employé.

Les frais de repas réels ne doivent comprendre ni le coût des boissons alcoolisées ni les dépenses engagées pour des invités ou des collègues de travail.

(10) Transport

Le moyen de transport doit être déterminé en fonction du coût, de la durée de déplacement, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité.

(a) Commercial

Lorsque le transport aérien ou ferroviaire commercial est autorisé, l’employé doit effectuer ses préparatifs de voyage par l’intermédiaire de la solution de gestion des voyages du GC.

i) Transport aérien

La norme applicable aux déplacements en avion est celle de la classe économique. On doit choisir le tarif aérien le plus économique compte tenu de l’itinéraire choisi et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l’avance afin de réduire les frais au minimum.

L’utilisation de la classe affaires pour des déplacements en avion est autorisée pour tous les vols effectués par le président et chef de la direction.

L’utilisation de la classe affaires pour des déplacements en avion est autorisée pour les vice-présidents et les directeurs lorsque le trajet entre le point de départ et le lieu de destination est supérieur ou égal à 850 kilomètres.

Pour tout voyage à l’extérieur du Canada et des États-Unis, les voyageurs sont autorisés à utiliser la classe affaires pour les voyages en avion lorsque la durée de vol dépasse neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion commence à l’heure prévue du départ et se termine à l’heure d’arrivée à destination ou au moment de l’escale pour la nuit (ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit).

L’ACSTA remboursera les billets d’avion des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA jusqu’à concurrence du montant maximal prévu pour les billets de la classe économique plein tarif. Les suppléments pour voyage en classe « affaires » ou en première classe peuvent être payés personnellement par l’employé ne travaillant pas pour l’ACSTA ou par la société privée, selon la politique de celle-ci.

ii) Autres moyens de transport

La norme applicable aux déplacements par train est la classe d’une catégorie supérieure à la classe économique.

Il convient d’envisager l’utilisation de taxis, de navettes et des services de transport locaux pour les déplacements sur de courtes distances. Les dépenses réelles, y compris les pourboires raisonnables, sont remboursées. Les reçus ne seront exigés que pour les dépenses d’un montant supérieur à 12 $. On doit utiliser le transport en commun, notamment les navettes de l’hôtel ou de l’aéroport, dans la mesure du possible.

(b) Véhicules

Pour une conduite prudente, les voyageurs qui choisissent de conduire eux-mêmes un véhicule ne devraient pas normalement parcourir une distance supérieure :

• à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
• à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
• à 500 kilomètres une journée où ils n’ont pas travaillé.

i) Véhicules particuliers

Les barèmes d’indemnités kilométriques pour l’utilisation d’un véhicule particulier utilisé lors de déplacements sont indiqués à l’appendice B de la de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, les plus sûrs et les plus praticables, et ne doivent demander un remboursement qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir en service commandé. Les voyageurs doivent fournir des détails dans leur demande de remboursement des frais de voyage à l’appui des kilomètres réclamés.

Les voyageurs que l’on conduit ou que l’on prend au terminus d’un transporteur public reçoivent l’indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

L’ACSTA n’assume pas, à l’égard des véhicules particuliers, de responsabilité financière autre que le paiement de l’indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus, le cas échéant. L’ACSTA ne rembourse pas les franchises prévues par la police d’assurance.

Les véhicules particuliers ou autres moyens de transport utilisés par les voyageurs en service commandé doivent être à tout le moins protégés par une assurance automobile provinciale, territoriale, nationale ou d’État, dont la protection englobe la responsabilité civile et les dommages matériels.

La prime supplémentaire de l’assurance-responsabilité civile et de dommages matériels, l’assurance collision et la prime globale seront remboursées pour la période applicable lorsqu’il est nécessaire de souscrire une assurance commerciale supplémentaire pour un véhicule.

Les voyageurs qui comptent utiliser leur propre véhicule en service commandé ou transporter des passagers dans leur propre véhicule en service commandé sont priés de vérifier auprès de leur agent d’assurance s’ils sont protégés pour cela.

ii) Location de véhicule

La norme applicable aux véhicules de location est celle d’un modèle intermédiaire L’utilisation d’une voiture de location dont la taille dépasse celle des modèles intermédiaires doit être justifiée au moment de l’approbation préalable et doit être fondée sur des facteurs comme, entre autres, le coût, la sécurité, les besoins de l’employé et le volume ou le poids des marchandises transportées. Le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC doit servir de guide relatif au coût et au choix des véhicules de location. Il faut demander les tarifs gouvernementaux au moment de louer un véhicule.

Une assurance collision sans franchise est nécessaire pour toute la période de location d’un véhicule, au Canada et à l’étranger.

a. Au Canada

L’assurance collision sans franchise ne coûte rien si les voyageurs utilisent leur carte de crédit désignée pour louer le véhicule. Si les voyageurs n’utilisent pas leur carte de voyage pour louer un véhicule, il leur incombe de faire toute réclamation qui serait assurée en vertu de leur carte de voyage. L’ACSTA n’assume aucune responsabilité en lien avec ces réclamations. Le coût de l’assurance collision ne sera remboursé que dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., la carte de voyage n’est pas disponible au moment de la location), qui seront déterminées au cas par cas.

b. À l’extérieur du Canada

Les employés ou les titulaires de charge qui voyagent à l’extérieur du Canada doivent vérifier auprès de leur agence de voyage ou de location si l’assurance collision en vertu de la carte de voyage sera acceptée. Les voyageurs recevront un remboursement du coût de l’assurance collision dans les cas où la protection de la carte de voyage n’est pas acceptée ou dans des circonstances exceptionnelles qui seront déterminées au cas par cas.

Les voyageurs ne peuvent pas demander le remboursement d’une prime d’assurance accidents corporels.

(11) Voyage de fin de semaine au foyer

Les voyages de fin de semaine au foyer ou les solutions de rechange décrites au point 12 (Voyage de fin de semaine – solutions de rechange) ci-après ne constituent pas une interruption de déplacement continu au même endroit.

Les voyageurs en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période ont droit périodiquement à un voyage de fin de semaine au foyer, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

• l’horaire de travail permet leur absence;
• des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois pratique et raisonnable d’y recourir.

Les voyages de fin de semaine au foyer doivent être approuvés par un vice-président ou à un niveau supérieur. Dans de tels cas, le voyageur se fait rembourser le montant du tarif aller-retour le plus économique, les frais relatifs au transport terrestre nécessaire pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir, et les repas pris en route. Les frais de repas et les frais accessoires payés à destination ne sont pas remboursés. Il n’est pas nécessaire d’annuler la réservation pour le logement à l’endroit du déplacement, mais elle devrait être suspendue lorsque cela est possible.

(12) Voyage de fin de semaine – solutions de rechange

Si le voyageur n’est pas tenu de demeurer au lieu de déplacement, il peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour toucher un remboursement, l’employé devra : annuler les montants facturés pour le logement au lieu de déplacement, présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l’autre endroit, le cas échéant, et ne pas retourner à son domicile ou dans sa zone d’affectation pendant la fin de semaine.

Le remboursement doit se limiter au maintien du voyageur à l’endroit du déplacement et doit comprendre les frais de logement et de repas, les frais accessoires et les autres dépenses. Il incombe au voyageur de prendre les dispositions nécessaires pour le voyage sans utiliser les services approuvés par l’ACSTA. Le voyageur doit assumer l’entière responsabilité du voyage comme s’il n’était pas en service commandé. Le recours à cette disposition n’annule pas l’admissibilité du voyageur aux voyages de fin de semaine au foyer.

3.1. Planification

Dans le cadre de la planification des dépenses d’accueil, les limitations et les exclusions suivantes sont appliquées :

3.1.1. Coût par personne. L’offre d’aliments et de boissons est acceptable à concurrence des limites du coût standard et sans excéder le coût maximum par personne indiqué dans le tableau 3 (Aliments et boissons : Coût par personne maximum) ci-dessous. Une justification est requise si le coût d’accueil dépasse le coût standard par personne.

*Les taux d’indemnité pour les repas sont indiqués dans l’appendice C de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

3.1.2. Offre d’accueil. L’accueil ne peut être offert qu’au nombre minimal requis d’employés ne travaillant pas pour l’ACSTA, d’employés et de titulaires de charge, et ce, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole et selon les conditions que voici :

• Boissons alcoolisées : L’offre de boissons alcoolisées n’est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d’événements gouvernementaux auxquels sont invités des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA. Des boissons alcoolisées ne doivent pas être offertes dans le cadre d’activités d’accueil lors d’événements auxquels ne participent que des employés de l’ACSTA ou des titulaires de charge. La fourniture d’eau en bouteille ou de refroidisseurs d’eau pour les employés de l’ACSTA ou les titulaires de charge ne fait pas partie des frais d’accueil autorisés, sauf à titre de rafraîchissements offerts lors d’événements visés par la présente politique.
• Activités de divertissement : À titre exceptionnel, l’offre à des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA de billets de théâtre ou d’activités sportives, de visites guidées de la région ou d’autres lieux d’intérêt, et d’autres activités de divertissement semblables, ainsi que les autres mesures raisonnables jugées appropriées pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d’un événement. Les employés de l’ACSTA ou les titulaires de charge appelés à accompagner des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA peuvent participer à ces activités de divertissement.
• Transports : Le transport local à destination et en provenance d’un événement ou d’une activité ne fait pas partie de l’accueil, sauf dans des circonstances particulières visant des employés ne travaillant pas pour l’ACSTA pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
• Participation virtuelle : Lorsqu’un employé n’est pas en mesure de participer à des événements d’accueil en personne en raison d’un accord de travail à distance (tel que défini dans la Politique de télétravail de l’ACSTA) ou d’exigences opérationnelles, l’accueil peut être offert à un autre endroit, pourvu que l’employé participe à l’événement virtuellement.
• Location de locaux et coûts associés : La location de locaux et les coûts connexes comme l’équipement audio/vidéo, le soutien technique ou les services de traduction ne sont pas considérés comme étant des dépenses d’accueil sauf dans des circonstances particulières pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole (c.-à-d. lorsque les coûts sont directement liés et inhérents à des fins d’accueil, par exemple pour louer une salle devant être utilisée seulement pour servir un repas). Ces coûts font toutefois partie des événements en vertu de la présente politique aux fins d’évaluation de la limite d’approbation applicable.

3.1.3. Employés et titulaires de charge. En plus des circonstances énoncées à l’article 3.1.2, l’accueil peut être offert aux employés de l’ACSTA et aux titulaires de charge seulement dans les cas où ils sont tenus de participer à des activités opérationnelles, des réunions d’affaires, de la formation ou des événements semblables au-delà des heures de travail normales, y compris les situations où :

• il n’existe pas d’endroit avoisinant où obtenir des boissons ou des repas;
• il n’est pas efficace ou efficient de disperser les membres du personnel.

Les repas offerts aux employés de l’ACSTA et aux titulaires de charge dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, lors de circonstances où l’ACSTA n’a aucun pouvoir discrétionnaire quant à leur fourniture, ne sont pas assujettis à la présente politique, mais doivent respecter les dispositions du Code d’éthique, de conduite et de gestion des conflits d’intérêts des employés de l’ACSTA et du Code de conduite et d’éthique - Conseil d’administration de l’ACSTA, le cas échéant.

3.2. Approbation préalable des activités d’accueil

3.2.1. Président du Conseil d’administration. L’approbation du président du Conseil d’administration est requise lorsque les éléments suivants des activités d’accueil sont présents, à moins qu’ils fassent l’objet d’une délégation selon la présente section :

1. des frais d’accueil associés à un événement dont le total dépasse 10 000 $;
2. des boissons alcoolisées seront servies;
3. le coût des aliments et des boissons dépasse le coût standard ou maximum par personne (Tableau 3);
4. des divertissements seront offerts;
5. des activités d’accueil ou de divertissement seront offertes à une personne qui accompagne un participant;
6. les activités d’accueil payées par l’ACSTA seront offertes à la résidence d’un employé de l’ACSTA ou d’un titulaire de charge.

Le président du Conseil d’administration peut déléguer au président et chef de la direction le droit d’approuver, par écrit, tout élément énuméré aux alinéas (b) à (f) du paragraphe 3.2.1 ou une limite majorée du pouvoir d’approbation des frais d’accueil en vertu de l’alinéa (a) du paragraphe 3.2.1 pour satisfaire aux activités opérationnelles. Lorsque le président et chef de la direction dispose d’une délégation à l’égard de tout élément des alinéas (a) à (f) du paragraphe 3.2.1, les approbations d’événement sont tout de même requises, telles qu’elles sont énoncées dans l’annexe 5 (Exigences relatives aux événements), s’il y a lieu. Lorsque le président du Conseil d’administration souhaite tenir une activité d’accueil, le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers doit approuver l’activité au préalable.

3.2.2. Président et chef de la direction. L’approbation par le président et chef de la direction est requise lorsque les frais d’accueil totaux dépassent 3 000 $, sans dépasser 10 000 $, et qu’aucun des éléments énumérés aux alinéas (b) à (f) du paragraphe 3.2.1 (Président du Conseil d’administration) n’est présent.

3.2.3. Vice-présidents ou directeurs. L’approbation des activités d’accueil par un vice-président ou un directeur est requise quand le total des frais d’accueil est égal ou inférieur à 3000 $ et qu’aucun des éléments énumérés au paragraphe 3.2.1 (Président du Conseil d’administration) n’est présent.

Dans les situations où le coût des aliments et des boissons dépassera le coût standard ou maximum par personne, tel qu’il est décrit dans le tableau 3 (Coût maximum des aliments et des boissons par personne), une justification doit être présentée à l’autorité approbatrice au moment de l’approbation préalable.

Un participant ne peut pas approuver d’activités. Une personne qui participe à un événement n’a pas le droit d’approuver d’activités d’accueil. Dans de telles circonstances, l’approbation d’un pouvoir supérieur doit être obtenue. Dans les situations où le président du Conseil d’administration est présent, le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers sera l’autorité approbatrice pour les activités d’accueil. Dans les situations où le président et chef de la direction est présent, le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers sera l’autorité approbatrice pour les activités d’accueil, y compris quand le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers est aussi présent à la même activité d’accueil. Dans les situations où un vice-président est présent, le président et chef de la direction sera l’autorité approbatrice pour les activités d’accueil.

3.2.4. Récompenses et reconnaissances. Le président et chef de la direction est autorisé à offrir des récompenses aux employés et à approuver les activités d’accueil dans le cadre d’une cérémonie s’y rapportant en conformité avec la présente politique. Les approbations d’événement seront tout de même requises, telles qu’elles sont énoncées dans l’annexe 5 (Exigences relatives aux événements), s’il y a lieu.

3.2.5. Autorisations générales d’accueil. Le pouvoir d’engager des dépenses dans le cadre d’une AGA, qui ne comprend aucun élément nécessitant l’approbation du président du Conseil d’administration énuméré à la section 3.2.1, peut être délivré par le président du Conseil d’administration ou le président et chef de la direction sous réserve des conditions suivantes :

• L’utilisation de l’AGA a été approuvée pour un exercice financier donné;
• Elle est appuyée d’une justification valable et fait l’objet d’une surveillance adéquate d’une reddition de comptes et de contrôles, y compris des rapports trimestriels internes, au minimum, sur les dépenses prévues et réelles dans le cadre d’autorisations générales d’accueil.

3.2.6. Abonnements à un club privé. L’achat d’un abonnement à un club privé est interdit, sauf s’il est expressément permis par des lois, des règlements, des décrets, des directives du Conseil national mixte ou d’autres instruments approuvés par le Conseil du Trésor, ou à moins que l’approbation du président du Conseil d’administration soit accordée. Ce pouvoir peut être délégué au président et chef de la direction.

3.3. Approbation des demandes de remboursement

3.3.1. Soumission d’une demande de remboursement. Il incombe au demandeur de soumettre une demande de remboursement en remplissant dans les plus brefs délais le Formulaire d’approbation d’accueil et d’événement et de remboursement des dépenses une fois l’événement terminé, incluant fournir tous les reçus à l’appui. Lorsque les frais d’accueil sont offerts à un employé de l’ACSTA ou un titulaire de charge dans le cadre d’activités, il incombe à cette personne de ne pas demander le remboursement pour des repas ou des rafraîchissements lorsqu’elle présente une demande de remboursement de frais de voyage ou d’autres dépenses. Dans les situations où les coûts réels liés aux aliments et aux boissons offerts dans le cadre d’une activité d’accueil dépassant le coût standard ou maximum par personne, tel qu’il est décrit au tableau 3 (Coût maximum des aliments et des boissons par personne) n’ont pas fait l’objet d’une approbation préalable, une justification doit être jointe à la demande de remboursement et présentée à l’autorité approbatrice appropriée désignée à l’article 3.2 (Approbation préalable des activités d’accueil).

3.3.2. Approbation du gestionnaire du CR. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le gestionnaire du CR approprié.

4.1. Planification

4.1.1. Objectif de participation. L’objectif d’assister à une conférence doit consister principalement à appuyer les activités opérationnelles précisées dans le formulaire d’approbation des conférences et des événements applicable. Lorsque des voyages sont prévus, les autorisations inscrites au tableau 1 (Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager) de l’annexe1 (Exigences relatives aux voyages) s’appliquent.

4.1.2. Nombre de participants. Le nombre d’employés ou de titulaires de charge assistant à une conférence correspondra au minimum nécessaire pour réaliser l’objectif de participation de l’ACSTA.

4.2. Approbation préalable des conférences

Les autorités approbatrices des conférences sont :

• le président et chef de la direction lorsque :
  1. le coût total de la conférence dépasse 5 000 $; ou
  2. la conférence est tenue à l’extérieur du Canada.
• le vice-président applicable lorsque le coût total de la conférence est inférieur à 5 000 $.

Lorsque plusieurs employés de l’ACSTA ou titulaires de charge assistent à la même conférence, les exigences énoncées à l’annexe 5 (Exigences relatives aux événements) doivent être prises en compte, auquel cas le total des coûts prévus de la conférence sera indiqué à l’autorité supérieure d’autorisation de ces coûts comme défini à l’annexe 5 (Exigences relatives aux événements).

4.3. Approbation des demandes de remboursement

4.3.1. Soumission d’une demande de remboursement. Il incombe au demandeur de remplir et soumettre une demande de remboursement en utilisant le Formulaire de demande de remboursement de frais généraux divers le plus tôt possible et dans les trente jours après la conférence.

4.3.2. Approbation du gestionnaire du CR. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le gestionnaire du CR approprié.

5.1 Planification

5.1.1. L’ACSTA déterminera le nombre approprié d’employés ou de titulaires de charge qui participent au même événement pour choisir l’autorité approbatrice d’événement appropriée, comme il est précisé à la section 5.2 (Approbation préalable des événements) de la présente annexe. Cela inclura l’obtention des documents justifiant les coûts lorsque des voyages sont prévus, ainsi que d’autres facteurs de coûts quand l’ACSTA organise un événement comme la location de locaux et des services professionnels.

5.2. Approbation préalable des événements

5.2.1. Autorités approbatrices. Les autorités approbatrices pour les événements sont :

• le président du Conseil d’administration lorsque le total des coûts associés à un événement dépassera 50 000 $;
• le président et chef de la direction lorsque le total des coûts associés à l’événement dépasse 25 000 $, mais est égal ou inférieur à 50 000 $; et
• un vice-président, un directeur, un gestionnaire principal ou un gestionnaire lorsque le total des coûts associés à un événement est égal ou inférieur à 25 000 $.

5.2.2. Calcul du coût total. Pour calculer le total des coûts pour un événement unique, afin de déterminer le pouvoir d’approbation requis, le total des coûts doit inclure des éléments comme les frais d’inscription aux conférences, les frais de services professionnels, l’accueil, l’hébergement, le transport, les repas, les taxes, les pourboires et les frais de service, ainsi que les autres coûts pertinents directement attribuables à l’événement en particulier. Ces coûts excluent les coûts des salaires et les autres coûts fixes de fonctionnement liés aux activités courantes de l’ACSTA.

5.3 Approbation des demandes de remboursement

5.3.1. Soumission d’une demande de remboursement. Il incombe au demandeur de remplir et soumettre une demande de remboursement en utilisant le formulaire approprié le plus tôt possible et dans les 30 jours suivant la conférence.

5.3.2. Approbation du gestionnaire du CR. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le gestionnaire du CR approprié.

L’information qui suit est fournie par souci de commodité pour le Conseil d’administration ainsi que pour intégrer les exigences relatives aux voyages applicables uniquement au Conseil d’administration. Toute autre question portant sur les dépenses se rapportant aux voyages, à l’accueil, aux conférences ou aux événements du Conseil d’administration au-delà de ce qui est abordé ci-dessous sera interprétée et administrée en fonction des modalités de la présente politique et des annexes 1 à 5, ainsi que des Lignes directrices sur la participation des administrateurs à des conférences, selon le cas.

6.1 Autorité approbatrice pour les voyages

Le président du Conseil d’administration est l’autorité approbatrice responsable d’autoriser et de déterminer quand il est nécessaire que le Conseil d’administration voyage pour faire la promotion des activités de l’ACSTA. Le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers aidera le président du Conseil d’administration à interpréter et mettre en œuvre la présente politique, si on le lui demande.

Les voyages du président doivent être autorisés à l’avance par le vice-président, Affaires organisationnelles et chef des services financiers.

6.2 Autorisation préalable requise

Les voyages doivent être autorisés au préalable par le président du Conseil d’administration ou son délégué de manière à ce que tous les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la présente politique. Le Secrétariat de la société facilitera ce processus au nom des membres du Conseil d’administration afin de s’assurer que les autorisations de voyage fournissent au moins les données sur les voyages du tableau 1 (Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager) à l’annexe1 (Exigences relatives aux voyages).

De manière générale, les frais de déplacement peuvent seulement être autorisés lorsqu’un membre du Conseil d’administration en service est commandé hors de sa ville d’attache, sauf autorisation contraire du président du Conseil d’administration, au cas par cas.

6.3 Autorisations générales de voyager

Conformément aux modalités de la présente politique portant sur les autorisations générales de voyager, une AGV sera utilisée pour l’autorisation des voyages d’affaires du président du Conseil d’administration à Ottawa dans et dans les régions environnantes le cadre des activités de l’ACSTA, ainsi que pour les voyages du président et de tous les membres du Conseil pour les réunions du Conseil d’administration ou de ses comités.

L’AGV sera délivrée par le président du Conseil d’administration et approuvée annuellement.

L’AGV de la présidente du Conseil d’administration sera émise annuellement par la vice-présidente, Affaires organisationnelles et chef des services financiers.

6.4 Droits généraux des voyageurs

Pendant un voyage en service commandé, les membres du Conseil d’administration sont admissibles aux tarifs indiqués à l’annexe 2 (Droits du voyageur) qui comprennent, sans toutefois s’y limiter, les repas et les frais accessoires.

Les membres du Conseil d’administration peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées à l’hébergement commercial, aux appels téléphoniques, aux repas et aux frais accessoires dépassant le maximum quotidien alloué, suivant les reçus présentés (excluant l’alcool). Ce pouvoir discrétionnaire doit être exercé avec prudence et probité, en tenant compte du fait que toutes les dépenses doivent contribuer à l’atteinte des objectifs de l’ACSTA. La norme de base devrait être le confort et la commodité sans excès. Dans le cas où les coûts d’hébergement ou des repas, ou les frais accessoires dépassent la norme décrite à l’annexe 2 (Droits du voyageur), une justification doit être fournie au moment de l’autorisation.

6.5 Hébergement

Le Secrétariat de la société fait toutes les réservations d’hôtel pour les administrateurs qui voyagent pour le compte de l’ACSTA dans un hôtel qui répond à la norme en matière de logement commercial à l’annexe 2 (Droits du voyageur) et qui est approuvé préalablement par le président du Conseil d’administration. Dans les situations où les coûts de logement des membres du Conseil d’administration dépasseront les coûts standards précisés à l’annexe 2 (Droits du voyageur), une justification doit être fournie au président du Conseil d’administration au moment de l’approbation préalable.

6.6 Transport

Les membres du Conseil d’administration doivent voir à leurs propres besoins. Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité. Les membres du Conseil d’administration ne devront pas payer de leur poche pendant une longue période. Pour plus de clarté, cela inclut les circonstances où le voyage est annulé et où soit un remboursement partiel a été reçu, soit des frais d’annulation ont été engagés, soit les crédits reçus ne peuvent pas être utilisés pour un futur voyage de l’ACSTA.

6.6.1 Commercial. Les membres du Conseil d’administration peuvent utiliser la classe affaires pour des déplacements en avion pour le compte de l’ACSTA de 850 kilomètres ou plus. Ils doivent choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l’itinéraire établi à ce moment-là, et faire les réservations le plus longtemps possible à l’avance.

Les administrateurs qui ne peuvent utiliser la classe affaires pour des voyages de 850 kilomètres aériens ou plus doivent voyager en classe économique. Il n’est pas permis de voyager en première classe.

Les membres du Conseil d’administration ne doivent pas utiliser la classe affaires pour les voyages discrétionnaires de n’importe quelle distance (p. ex., comme la présence à une conférence, une formation, etc. à la demande d’un membre). Le membre devrait obtenir une confirmation du président du Conseil d’administration s’il a un doute qu’un voyage quelconque est considéré comme un voyage justifiant l’utilisation de la classe affaires.

La norme applicable aux déplacements par train est la classe d’une catégorie supérieure à la classe économique.

6.6.2 Véhicules. La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. Les taux par kilomètre payables pour l’usage d’un véhicule personnel conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (taux actuels).

Les membres du Conseil d’administration doivent suivre les itinéraires les plus directs, les plus sûrs et les plus praticables, et ne doivent demander un remboursement qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir en service commandé.

Les membres du Conseil d’administration qui conduisent, que l’on conduit ou que l’on prend au terminus recevront un remboursement pour le nombre de kilomètres parcourus selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

Pour une conduite prudente, le membre du Conseil d’administration qui choisit de conduire lui-même un véhicule ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

• à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
• à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
• à 500 kilomètres une journée où il n’a pas travaillé.

Pour toute journée où il est autorisé à se servir d’un véhicule pour se déplacer en service commandé, le membre touchera le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.

6.7 Demandes de remboursement des frais de déplacement

Les membres du Conseil d’administration doivent soumettre leurs demandes de remboursement des frais de voyage au Secrétariat de la société dans les trente jours suivant la fin du voyage en utilisant le formulaire de demande de remboursement de frais de voyage approuvé disponible sur Aprio.

Les dépenses autres que les indemnités indiquées sur le formulaire de demande de remboursement des frais de voyage doivent être accompagnées de reçus (un document original ou une copie papier ou électronique sur laquelle figure la date et le montant qu’a payé le membre du Conseil d’administration). Lorsqu’aucun reçu n’est disponible, une preuve de paiement (par exemple, un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit) pourrait être acceptée si elle est suffisamment détaillée pour confirmer le fournisseur, le type de dépense, le montant et la date de la dépense. Dans des circonstances exceptionnelles, une déclaration personnelle peut remplacer un reçu ou une autre preuve de paiement lorsqu’un membre du Conseil d’administration certifie qu’aucun reçu ni preuve de paiement ne peuvent être obtenus.